Conheça os segredos para escolher fornecedores de eventos de forma estratégica. Saiba como comparar orçamentos, fidelizar parceiros, negociar de forma saudável e garantir qualidade em insumos e mão de obra.
Categoria: Blog
Gerenciamento de Eventos: Dicas para uma Organização Impecável
Descubra os segredos para gerenciar eventos de forma eficiente e organizada e torne o seu Gerenciamento de Eventos mais eficiente e garanta o sucesso de cada projeto.
Checklists – A chave para uma organização impecável
Os checklists são ferramentas indispensáveis para o gerenciamento eficiente de eventos. Eles ajudam a manter todas as tarefas e etapas do evento organizadas e em ordem. Crie listas de verificação detalhadas para cada fase do evento, desde o planejamento até a execução. Marque as tarefas concluídas à medida que avança, garantindo que nada seja esquecido ou deixado para trás. Utilize aplicativos ou planilhas eletrônicas para facilitar o acompanhamento e atualização dos checklists.
Assessoria jurídica e análise de contratos – Segurança em primeiro lugar
Contar com assessoria jurídica em eventos é fundamental para garantir segurança e evitar problemas legais. Consulte um advogado especializado em eventos para revisar contratos e acordos com fornecedores e parceiros. Tenha clareza sobre as obrigações e responsabilidades de cada parte envolvida no evento. Dessa forma, você terá tranquilidade e segurança ao realizar o seu trabalho de produção de eventos.
Fluxo de pagamentos e datas – Mantenha as finanças sob controle
Para uma gestão financeira eficiente, é essencial estabelecer um fluxo de pagamentos e datas claras. Defina prazos para pagamentos de fornecedores e parceiros, levando em consideração as datas de recebimento de valores dos patrocinadores ou ingressos. Mantenha um controle rigoroso das finanças, registrando todos os pagamentos e recebimentos em um sistema confiável. Isso ajudará a evitar atrasos e problemas de fluxo de caixa.
Software de gestão e cronograma – Automatize e otimize o gerenciamento
Utilize software de gestão e cronograma para otimizar o processo de gerenciamento de eventos. Essas ferramentas permitem automatizar tarefas, visualizar o progresso do projeto e manter todos os envolvidos informados sobre prazos e responsabilidades. Escolha um software que atenda às necessidades da sua equipe e do seu evento, e aproveite os benefícios de um Gerenciamento de Eventos mais eficiente e organizada.
Precisando de uma ajuda profissional para o Gerenciamento de Eventos? Contate a Ludos!
5 passos para produzir o seu evento social e corporativo
É hora de organizar o evento da sua equipe! Por onde começar? Data? Bebidas? Lugares disponíveis? Nós preparamos um checklist para você não se perder e saber qual o nível de importância de cada passo a ser dado na organização do evento social ou corporativo, vamos lá?!
ESCOLHA DO LOCAL
Comece pela escolha do local: Quais as datas disponíveis? Este espaço comporta a quantidade de pessoas convidadas? Tem tudo o que desejo para tornar este dia memorável? É de fácil acesso para meus convidados?
Com o local definido, tudo fica mais fácil e encaminhado, já saberemos o que estará disponível e qual será a data escolhida para contratar os serviços restantes!
ALIMENTAÇÃO E BEBIDAS
Em segundo momento, defina os serviços de A e B: O que pensei para a alimentação deste dia? Teremos um almoço com churrasco, pratos à la carte, finger food? Ou será um jantar com Buffet? Neste momento, definimos qual a melhor opção é o que será mais rentável de acordo com o número de convidados.
Uma opção bacana é solicitar a confirmação de presença até uma semana antes do evento, para que não haja exageros nem faltas neste setor. Para as bebidas, vamos pensar em quais seus convidados são adaptados a beber? Drinks, chopes, drinks não alcoólicos, refrigerantes, sucos… E assim por diante! Sabendo o número de convidados, também saberemos qual a quantidade de bebidas que seu evento precisará portar.
SOLUÇÕES TÉCNICAS: ILUMINAÇÃO, SOM, ARTISTAS E MAIS
Partindo para o terceiro item deste checklist, vamos analisar quais soluções técnicas serão necessárias: Esse espaço precisa de iluminação extra à noite? Você vai optar por som mecânico ou contará com algum artista musical? Quais equipamentos serão necessários para cada uma destas escolhas?
Ainda neste ponto, este evento contará com serviço de fotografia e vídeo? Você faz questão de ter registros desse dia especial, ou cada convidado fará seus próprios registros? Terá algum telão disponível para a apresentação de mensagens especiais?
Ou talvez uma equipe de gravação para registrar os melhores momentos e risadas para serem assistidos depois! Quais outras atrações seu evento pode contar? Talvez um DJ para animar a galera após o almoço ou jantar!
OPERAÇÕES: SEGURANÇAS, GARÇONS, LIMPEZA E MAIS
Definido isso, estamos quase no final desta lista! Agora, precisamos pensar na mão de obra: Quem irá servir seus convidados? Serão necessários seguranças na entrada, ou talvez no estacionamento para auxiliar a organização dos carros?
Algum cerimonialista irá abrir as atividades do evento, discursar algumas palavras especiais? Para manutenção e limpeza do evento, deve ser analisada a disponibilidade de pessoas disponíveis para o serviço dado a proporção do seu evento.
ATRAÇÕES ADICIONAIS
Finalizando esta organização, é hora de pensar nos serviços adicionais: Que tal contratar um serviço de tequileiros para divertir seus convidados? Um mágico, uma cabine fotográfica, cascata de chocolate… As opções são infinitas, basta pensar no que você vai querer!
Para que tudo ocorra com sucesso é preciso pensar em todos esses detalhes. No início parece pouco, mas colocando assim você consegue ver como são muitos detalhes não é mesmo? Para isso a Ludos está aqui! Te apresentaremos as opções disponíveis, orçamentos e organizações necessárias para tudo fluir da melhor maneira possível.