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Fornecedores para Eventos: Escolhas Estratégicas para o Sucesso

Conheça os segredos para escolher fornecedores de eventos de forma estratégica. Saiba como comparar orçamentos, fidelizar parceiros, negociar de forma saudável e garantir qualidade em insumos e mão de obra.

Comparativo de 3 orçamentos – Faça a escolha certa

Na hora de contratar fornecedores para o seu evento, é essencial fazer um comparativo de orçamentos. Solicite pelo menos três propostas diferentes e analise cuidadosamente cada uma delas. Avalie não apenas o valor, mas também os serviços oferecidos, a qualidade dos produtos e a reputação do fornecedor. Essa análise minuciosa permitirá que você faça a escolha certa e obtenha o melhor custo-benefício para o seu evento.

Fidelização – Construa parcerias de sucesso

COVID Couldn't Kill the Handshake - The Atlantic A fidelização de fornecedores é um fator chave para o sucesso contínuo dos seus eventos. Ao estabelecer parcerias sólidas e duradouras, você garante a qualidade dos serviços prestados e a confiança mútua. Além disso, fornecedores fidelizados tendem a oferecer benefícios exclusivos, como descontos especiais e prioridade no atendimento. Invista no relacionamento com seus fornecedores e colha os frutos de uma parceria de sucesso.

Condição de pagamento, validade e prazos – Negocie com segurança

5 Things to Consider When Signing a Contract - Munizzi Law Firm Ao contratar fornecedores, é fundamental estabelecer condições claras de pagamento, prazos de entrega e validade dos serviços contratados. Negocie de forma saudável, buscando um equilíbrio justo para ambas as partes. Certifique-se de que todas as informações estejam documentadas em contrato para evitar problemas futuros. Ao negociar com segurança, você evita imprevistos e garante um evento bem-sucedido.

Negociação saudável – Encontre o melhor acordo

A negociação com fornecedores é uma habilidade essencial para produtores de eventos. Busque sempre um acordo que seja vantajoso para ambas as partes, considerando as necessidades e possibilidades de cada fornecedor. Esteja aberto a ouvir propostas e sugestões, e seja transparente em relação às suas expectativas. Uma negociação saudável resulta em parcerias duradouras e benefícios mútuos.

Insumos e mão de obra – Garanta qualidade e excelência

Excelência no Atendimento: 8 dicas para aplicar no seu negócio! Para que o seu evento seja um sucesso, é essencial contar com insumos de qualidade e mão de obra capacitada. Verifique a procedência dos ingredientes utilizados na alimentação, priorizando fornecedores confiáveis e produtos frescos. Além disso, certifique-se de contratar profissionais qualificados, como garçons, bartenders e equipe de apoio, que irão garantir o bom funcionamento do evento. Invista na qualidade e excelência, e seus convidados irão perceber a diferença.  

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Gerenciamento de Eventos: Dicas para uma Organização Impecável

Descubra os segredos para gerenciar eventos de forma eficiente e organizada e torne o seu Gerenciamento de Eventos mais eficiente e garanta o sucesso de cada projeto.

Checklists – A chave para uma organização impecável

Os checklists são ferramentas indispensáveis para o gerenciamento eficiente de eventos. Eles ajudam a manter todas as tarefas e etapas do evento organizadas e em ordem. Crie listas de verificação detalhadas para cada fase do evento, desde o planejamento até a execução. Marque as tarefas concluídas à medida que avança, garantindo que nada seja esquecido ou deixado para trás. Utilize aplicativos ou planilhas eletrônicas para facilitar o acompanhamento e atualização dos checklists.

Assessoria jurídica e análise de contratos – Segurança em primeiro lugar

Contar com assessoria jurídica em eventos é fundamental para garantir segurança e evitar problemas legais. Consulte um advogado especializado em eventos para revisar contratos e acordos com fornecedores e parceiros. Tenha clareza sobre as obrigações e responsabilidades de cada parte envolvida no evento. Dessa forma, você terá tranquilidade e segurança ao realizar o seu trabalho de produção de eventos.

Fluxo de pagamentos e datas – Mantenha as finanças sob controle

Para uma gestão financeira eficiente, é essencial estabelecer um fluxo de pagamentos e datas claras. Defina prazos para pagamentos de fornecedores e parceiros, levando em consideração as datas de recebimento de valores dos patrocinadores ou ingressos. Mantenha um controle rigoroso das finanças, registrando todos os pagamentos e recebimentos em um sistema confiável. Isso ajudará a evitar atrasos e problemas de fluxo de caixa.

Software de gestão e cronograma – Automatize e otimize o gerenciamento

Diagrama de Gantt con cronograma | Lucidchart

Utilize software de gestão e cronograma para otimizar o processo de gerenciamento de eventos. Essas ferramentas permitem automatizar tarefas, visualizar o progresso do projeto e manter todos os envolvidos informados sobre prazos e responsabilidades. Escolha um software que atenda às necessidades da sua equipe e do seu evento, e aproveite os benefícios de um Gerenciamento de Eventos mais eficiente e organizada.

 

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5 passos para produzir o seu evento social e corporativo

É hora de organizar o evento da sua equipe! Por onde começar? Data? Bebidas? Lugares disponíveis? Nós preparamos um checklist para você não se perder e saber qual o nível de importância de cada passo a ser dado na organização do evento social ou corporativo, vamos lá?!

ESCOLHA DO LOCAL

©2021 Ebraim Martini

Comece pela escolha do local: Quais as datas disponíveis? Este espaço comporta a quantidade de pessoas convidadas? Tem tudo o que desejo para tornar este dia memorável? É de fácil acesso para meus convidados?

Com o local definido, tudo fica mais fácil e encaminhado, já saberemos o que estará disponível e qual será a data escolhida para contratar os serviços restantes!

ALIMENTAÇÃO E BEBIDAS

food and drink

Em segundo momento, defina os serviços de A e B: O que pensei para a alimentação deste dia? Teremos um almoço com churrasco, pratos à la carte, finger food? Ou será um jantar com Buffet? Neste momento, definimos qual a melhor opção é o que será mais rentável de acordo com o número de convidados.

Uma opção bacana é solicitar a confirmação de presença até uma semana antes do evento, para que não haja exageros nem faltas neste setor. Para as bebidas, vamos pensar em quais seus convidados são adaptados a beber? Drinks, chopes, drinks não alcoólicos, refrigerantes, sucos… E assim por diante! Sabendo o número de convidados, também saberemos qual a quantidade de bebidas que seu evento precisará portar.

SOLUÇÕES TÉCNICAS: ILUMINAÇÃO, SOM, ARTISTAS E MAIS

Music setup detail for a party

Partindo para o terceiro item deste checklist, vamos analisar quais soluções técnicas serão necessárias: Esse espaço precisa de iluminação extra à noite? Você vai optar por som mecânico ou contará com algum artista musical? Quais equipamentos serão necessários para cada uma destas escolhas?

Ainda neste ponto, este evento contará com serviço de fotografia e vídeo? Você faz questão de ter registros desse dia especial, ou cada convidado fará seus próprios registros? Terá algum telão disponível para a apresentação de mensagens especiais?

Ou talvez uma equipe de gravação para registrar os melhores momentos e risadas para serem assistidos depois! Quais outras atrações seu evento pode contar? Talvez um DJ para animar a galera após o almoço ou jantar!

OPERAÇÕES: SEGURANÇAS, GARÇONS, LIMPEZA E MAIS

Elegant waiter serving a cocktail

Definido isso, estamos quase no final desta lista! Agora, precisamos pensar na mão de obra: Quem irá servir seus convidados? Serão necessários seguranças na entrada, ou talvez no estacionamento para auxiliar a organização dos carros?

Algum cerimonialista irá abrir as atividades do evento, discursar algumas palavras especiais?  Para manutenção e limpeza do evento, deve ser analisada a disponibilidade de pessoas disponíveis para o serviço dado a proporção do seu evento.

ATRAÇÕES ADICIONAIS

Finalizando esta organização, é hora de pensar nos serviços adicionais: Que tal contratar um serviço de tequileiros para divertir seus convidados? Um mágico, uma cabine fotográfica, cascata de chocolate… As opções são infinitas, basta pensar no que você vai querer!

Para que tudo ocorra com sucesso é preciso pensar em todos esses detalhes. No início parece pouco, mas colocando assim você consegue ver como são muitos detalhes não é mesmo? Para isso a Ludos está aqui! Te apresentaremos as opções disponíveis, orçamentos e organizações necessárias para tudo fluir da melhor maneira possível.

Entre em contato com a gente e solicite seu orçamento! Será uma honra fazer parte deste dia especial!