É hora de organizar o evento da sua equipe! Por onde começar? Data? Bebidas? Lugares disponíveis? Nós preparamos um checklist para você não se perder e saber qual o nível de importância de cada passo a ser dado na organização do evento social ou corporativo, vamos lá?!
ESCOLHA DO LOCAL
Comece pela escolha do local: Quais as datas disponíveis? Este espaço comporta a quantidade de pessoas convidadas? Tem tudo o que desejo para tornar este dia memorável? É de fácil acesso para meus convidados?
Com o local definido, tudo fica mais fácil e encaminhado, já saberemos o que estará disponível e qual será a data escolhida para contratar os serviços restantes!
ALIMENTAÇÃO E BEBIDAS
Em segundo momento, defina os serviços de A e B: O que pensei para a alimentação deste dia? Teremos um almoço com churrasco, pratos à la carte, finger food? Ou será um jantar com Buffet? Neste momento, definimos qual a melhor opção é o que será mais rentável de acordo com o número de convidados.
Uma opção bacana é solicitar a confirmação de presença até uma semana antes do evento, para que não haja exageros nem faltas neste setor. Para as bebidas, vamos pensar em quais seus convidados são adaptados a beber? Drinks, chopes, drinks não alcoólicos, refrigerantes, sucos… E assim por diante! Sabendo o número de convidados, também saberemos qual a quantidade de bebidas que seu evento precisará portar.
SOLUÇÕES TÉCNICAS: ILUMINAÇÃO, SOM, ARTISTAS E MAIS
Partindo para o terceiro item deste checklist, vamos analisar quais soluções técnicas serão necessárias: Esse espaço precisa de iluminação extra à noite? Você vai optar por som mecânico ou contará com algum artista musical? Quais equipamentos serão necessários para cada uma destas escolhas?
Ainda neste ponto, este evento contará com serviço de fotografia e vídeo? Você faz questão de ter registros desse dia especial, ou cada convidado fará seus próprios registros? Terá algum telão disponível para a apresentação de mensagens especiais?
Ou talvez uma equipe de gravação para registrar os melhores momentos e risadas para serem assistidos depois! Quais outras atrações seu evento pode contar? Talvez um DJ para animar a galera após o almoço ou jantar!
OPERAÇÕES: SEGURANÇAS, GARÇONS, LIMPEZA E MAIS
Definido isso, estamos quase no final desta lista! Agora, precisamos pensar na mão de obra: Quem irá servir seus convidados? Serão necessários seguranças na entrada, ou talvez no estacionamento para auxiliar a organização dos carros?
Algum cerimonialista irá abrir as atividades do evento, discursar algumas palavras especiais? Para manutenção e limpeza do evento, deve ser analisada a disponibilidade de pessoas disponíveis para o serviço dado a proporção do seu evento.
ATRAÇÕES ADICIONAIS
Finalizando esta organização, é hora de pensar nos serviços adicionais: Que tal contratar um serviço de tequileiros para divertir seus convidados? Um mágico, uma cabine fotográfica, cascata de chocolate… As opções são infinitas, basta pensar no que você vai querer!
Para que tudo ocorra com sucesso é preciso pensar em todos esses detalhes. No início parece pouco, mas colocando assim você consegue ver como são muitos detalhes não é mesmo? Para isso a Ludos está aqui! Te apresentaremos as opções disponíveis, orçamentos e organizações necessárias para tudo fluir da melhor maneira possível.